(Información remitida por la empresa firmante)
Madrid, 17 de julio de 2025.-
Hasta hoy, las empresas han tenido una historia basada en papel, acumulando grandes volúmenes de documentos, destinando espacios físicos considerables para su almacenamiento y sin sacar ningún rendimiento de estos. Viven en un presente totalmente digital, pero con procesos internos manuales y basados en papel, y aspiran a un futuro totalmente digital y automático.
La gestión documental ha llegado para cambiar este paradigma, ofreciendo soluciones y servicios innovadores que optimizan procesos manuales y basados en papel, que ponen en valor el dato histórico de las compañías y que sirven de puerta de entrada para los grandes proyectos de transformación digital, que requieren de un dato estructurado y único.
Entrevista exclusiva con Ricardo Martínez, Director de PPM Digital
Se entrevista a Ricardo Martínez, Director de PPM Digital, sobre cómo la innovación, la sostenibilidad y la transformación digital están redefiniendo la gestión documental en las empresas. www.ppm-digital.com
Vida y visión de negocios
Pregunta: Ricardo, tienes una amplia experiencia en el sector privado. Cuéntanos sobre tu trayectoria profesional.
Respuesta: Con más de 30 años en el sector tecnológico, he evolucionado desde proyectos de impresión hacia la automatización documental y la sostenibilidad. En PPM Digital ayudamos a las empresas a optimizar su gestión documental con tecnología y visión estratégica.
Pregunta: ¿Cuál es la visión de negocios que te impulsa en PPM Digital?
Respuesta: Nuestra visión es que las empresas no nacieron ayer, y que tienen un presente más o menos digital, y un pasado totalmente analógico, que hay que integrar.
Las empresas están haciendo con los datos en papel algo parecido a lo que hacemos con las personas mayores en el mercado laboral. Los aparcamos, y pensamos que no tienen valor por el mero hecho de que están en un formato en desuso. No tiene sentido renegar del histórico de tu empresa.
Ayudamos a las empres a que optimicen sus procesos documentales, que extraigan todo el valor de sus datos, siendo respetuosos con el medio ambiente.
Creemos firmemente en la digitalización como motor de cambio para hacer a las empresas más eficientes y competitivas.
Sostenibilidad y digitalización
Pregunta: ¿Cómo están relacionados estos dos conceptos?
Respuesta: Para mí, la sostenibilidad tiene que ver con hacer una empresa sólida y rentable, sin comprometer el medio ambiente. En esto, la digitalización juega un papel fundamental.
La digitalización te hace más efectivo, evita el despilfarro de recursos, te conecta mejor con clientes y empleados. En fin, mejora tu cuenta de resultados.
Pregunta: ¿Cómo impulsa PPM Digital la sostenibilidad en la gestión documental?
Respuesta: Digitalizamos archivos históricos, automatizamos la gestión documental y conectamos los procesos con sistemas como ERP o CRM. Así, ayudamos a las empresas a ser más ágiles, seguras y competitivas.
Pregunta: Siguiendo con esta línea, ¿crees que es posible la tan nombrada “Oficina sin Papeles”?
Respuesta: No solo es posible. Es factible, está a nuestro alcance y sería deseable.
Conseguirlo no es difícil. Pero hace falta un compromiso claro por parte de la organización y dar los pasos que explicábamos en la pregunta anterior. Es decir, digitalizar, organizar el dato y automatizar procesos.
Obviamente, aún quedan personas muy ligadas emocionalmente al papel, por eso el compromiso de la organización es importante.
Todo documento impreso corresponde a un proceso sin digitalizar. El papel y la impresión son recursos caros y no muy responsables con el medio ambiente, aunque se ha avanzado mucho en los últimos años.
Pero sí, es perfectamente posible.
Transformación digital y gestión documental
Pregunta: ¿Por qué es crucial la gestión documental en la transformación digital de las empresas?
Respuesta: La digitalización optimiza los procesos internos, mejora la seguridad de la información y eleva la experiencia del cliente. Los gestores documentales permiten a las empresas acceder a sus archivos desde cualquier lugar, reduciendo costos y tiempos de gestión. Además, la inteligencia artificial facilita la automatización de procesos, eliminando tareas manuales y repetitivas.
Pregunta: Al final se trata de tiempo, ¿verdad? Parece que este es un concepto que os obsesiona.
Respuesta:En una era donde todo avanza a gran velocidad, muchas empresas optimizan sus operaciones pero olvidan aplicar esa eficiencia en la oficina. Procesos como la gestión de facturas o el alta de clientes siguen siendo lentos y manuales, lo que genera retrasos y errores. Creo firmemente que ha llegado el momento de llevar esa misma transformación a la gestión documental, acelerando procesos clave y mejorando la competitividad desde dentro.
Pregunta: Sin embargo, la solución no pasa por escanear información. Esto es algo que muchas empresas hacen de forma sistemática. ¿Qué beneficios aporta la gestión documental digitalizada a las empresas?
Respuesta: Cualquier proyecto de transformación digital exige un dato limpio y estructurado sobre el que construir. Un dato único.
En la actualidad, las empresas disponen de ecosistemas variados de carpetas, almacenamientos, on premise, en la nube, en ordenadores personales, en archivos físicos en papel, y sin una estrategia. Esto hace muy difícil comenzar un proceso de mejora, porque el dato está desordenado y fluye por la compañía.
La gestión documental consolida la forma de trabajar de una empresa, aportando estructura, visión de futuro y estrategia.
La eliminación de archivos físicos reduce costos de almacenamiento y mejora la accesibilidad a la información, y además asegura que se disponga siempre de la información correcta, y solo esa.
Con un buen sistema de gestión documental, el dato se recupera en segundos, desde cualquier lugar, se evitan pérdidas de información y se garantiza la idoneidad de los datos facilitando el teletrabajo y la colaboración. Todos, con la misma información, al mismo tiempo.
Objetivos y consejos para empresas
Pregunta: ¿Cuáles son las metas futuras de PPM Digital?
Respuesta: Queremos seguir ayudando a las empresas a mejorar en competitividad. La sostenibilidad, sin competitividad no tiene sentido. Como te comentaba antes, hacer más, mejor, con menos recursos y más rápido
PPM Digital explora nuevas tecnologías, como la inteligencia artificial para eliminar el trabajo de ingesta documental, y para automatizar aún más procesos de negocio.
Pregunta: Finalmente, ¿qué consejo darías a las empresas que aún no han adoptado soluciones digitales para la gestión documental?
Respuesta: El cambio es inevitable. Digitalizar mejora la competitividad, reduce costes y optimiza procesos, impactando positivamente en las personas y en los resultados. Mi consejo: dar el primer paso con asesoría profesional. En PPM Digital seguimos impulsando una gestión documental más eficiente y sostenible.
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